„A puding próbája…” – Időhatékonysági eszközök transzformálása

A minap tréningen ültem résztvevőként. A „hogy vagy?” körünk alatt a résztvevők 80 százaléka süvítő életről, elfoglalt hétköznapokról, vízesésként nyakukba zúduló feladatokról beszélt. Nem volt egyedi ez a csoportkép mostanában, vagy talán az elmúlt 10 évben sem. De ha annyi szakirodalom, cikk, videó születik a témában, vajon miért zúg újra és újra végig az úthenger egy fejlett világ országának, fejlődni vágyó társadalmi rétegén?

Korábban nagy nemzetközi cégeknél dolgoztam, sokszor túlóráztam, túlbonyolítottam, túlhajtottam. Amikor már elég volt a TÚL-okból, akkor „időhatékonykodtam”, néha több, néha kevesebb sikerrel. Pár éve új terepen próbálgatom az időmenedzsmentet mert két kisgyerek mellett vállalkozó lettem, álmokat hajszolok. Az eszközök bár ugyanazok, a megpróbáltatások változtak. Új kihívás például a váratlan események váratlansága. Míg pár évvel ezelőtt a váratlanság egy meeting lemondása, átszervezése, egy krízis gyors elhárítása vagy egy csapattag felmondása volt, most a kiszámíthatatlan alvásidő, a lebetegedések, a kialvatlanság adta fókuszvesztés jelentik az ingoványos talajt, amelyen egy számomra elfogadható minőséget szeretnék leszállítani. Hogy kinek? Az ügyfélnek, a vezetőnek, a férjnek, az óvónőnek, a szüleimnek, netalántán a gyerekem későbbi 18 éves felnőtt énjének? Ez a lista is lehet helytálló, de nagyobb esélye van a saját elvárásrendszeremnek, amiket alakíthatnak esetleg gyerekkori mintázataim, személyes parancsaim. És hopp máris értelmet nyer a szorítás. Ki szorít engem és talán a fent említett tréning résztvevőit is leginkább? Most azt tippelném, hogy saját magunk.

Értékes értékek

Néhány soft skill tréninget megjárva, magam is tartva, többször visszaállok a rajtvonalhoz a süvítő hétköznapokon, és elhatározom, hogy visszaveszem a kontrollt. Kitől? Nevetni fogsz, megint csak magamtól. Felülök a holisztikus képet nyújtó helikopteremre, és mielőtt bármilyen életmód tanácsadó, vagy időzsonglőr tippjeit bevetném, megvizsgálom a saját értékeimet. Mi az, amit én becsülök az életemben, mi az, ami az én hajtóerőm, mitől kerülök stresszbe. A diagnózis meg is születik, miszerint az én PCM profilom, DISC viselkedés tipológiám, értékrendszerem szerint a minőségi, társasági idő tölt leginkább. Azt is felismerem, hogy maximalizmusommal egy napot több területen is gyönyörűre tudok pörgetni, este mégis elmarad az elégedettség. Ahogy mondani szoktam, a nap az ördögé. Tehát holisztikus helikopteremen ülve megállapítom, hogy a jelenben eltöltött társasági pillanatok értékesek nekem, ezenfelül valamiféle mindful állapotot is keresek. Érdemes tehát ennek alárendelni a céljaimat, kialakítani a tervemet.

Jöhetnek az eszközök!

Kütyütlenítés

A legnagyobb segítség a fókuszálásban, hogy döntést hozok a zavaró kütyük eliminálásáról. Ha elmélyült munkára vágyom, és valahova folyton odapattan a szemem – legyen az email értesítés, telefon pittyenés, mosógép sípolás – akkor ezeket sorra kikapcsolom. Ez a legnehezebb számomra, még a telefon képernyőjét is lefordítani. Irtózatos fegyelmezettséget követel tőlem. Sürgősfontos mátrix: ezt a mátrixot nem használtam napi szinten a multis munkámban, csak krízis helyzetben nyúltam hozzá. Most viszont a napi elégedettség eléréséhez reggel azonnal elkészítem, és a sürgős-fontos mezőbe azok kerülnek, aminek el kell készülnie(!), mielőtt váratlan félbeszakítás történne. Ilyen lehet a másnapi ügyféltalálkozóra felkészülés, vagy leadási határidő tartása. Vigyázok arra, hogy kevés dolog kerüljön a tűzoltási szekcióba, mert a nagy projektjeimre soha nem jutna idő. Ide tényleg csak a fullasztóan fontos dolgok kerülnek. A tényleg kérdés a legjobb barátom ennél a résznél – vagyis megkérdezem magamtól minden tételnél, hogy tényleg fontos? Tényleg sürgős?

0 email módszer (Merlin Mann inbox zeró módszer)

Bár ez a modell az e-mailek kezelésére vonatkozik, van egy olyan része, amelyik most fontos eleme a tervezési szakaszomnak. Ez a no cherry picking, avagy „nincs mazsolázgatás” szabály, ami azt jelenti, hogy amint valami bekerül a sürgős-fontos mátrixba, és kialakítottam a sorrendjét is tényleges prioritásuk szerint, akkor akármilyen nemkívánatos is a feladat, megcsinálom. Itt lehetne a halogatás melegágya és nőhetnének meg egyes feladatok elefánttá, égetővé.

A halogatás ellen

A halogatás most főleg a kreatív munkát igénylő feladatoknál jelenne meg, mivel ezekhez kell egybefüggően sok óra, és sokat árt az is, ha kiesem a lendületből. Emiatt itt a részekre aprítás lett fontos módszer. Ez segít abban, hogy ha már nem mazsolázgattam, akkor is emészthető részt csináljak végig a monstrumnak tűnő feladatból.

A nemet mondás

Ó milyen nehezen ment ez nekem! Persze a legizgalmasabb az volt, hogy rájöjjek, miért. Volt itt sorskönyvi gubanc (F. Várkonyi Zsuzsa: Tanulom magam), miszerint mindenkit – de tényleg stratégia nélkül mindenkit – boldoggá kell tennem. Bevethettem én itt az összes tudásomat a nemet mondásról, de igazán torokszorító az, ha mindenki boldog és elégedett, a gyerekeimmel viszont nem töltöttem elég időt. Eleget nekik és eleget nekem. Aucs. Ez előtte soha nem volt gond. Bármilyen hobbit, barátot feláldoztam egy feladatért, de a gyerekeimnél rájöttem, hogy soha, de tényleg soha nem jönnek vissza az elvesztegetett napok, hónapok, évek. Ez akkora érték lett, hogy ahogy tetten érem, hogy micsoda örömhormonok kezdenek felszabadulni abban a pillanatban, ahogy kimondanék egy kérésre egy igent, csendre intem belső kiabáló lelkességemet, és (kihívás elé állítom, miszerint)/megkérdezem tőle mi is történik az igen után. Meg tudom-e valósítani, meg akarom-e valósítani, és ami a legfontosabb, belefér-e a stratégiába?

To do lista

Simon Sinek A vezetők esznek utoljára című könyvében levezeti, hogy dopamin szabadul fel, amint kihúzhatunk egy elemet a to do listánkról. Ez a hormon felel azért, hogy továbblendüljünk elvégzendő feladatink között. Egy tennivaló kihúzása engem nem töltött már el hatalmas örömmel, hacsak nem volt egy nagyobb kép része. Vagyis a stratégiámé.

és Ön?

Miért vagyunk hát ennyire túlterheltek, még ha végtelen mennyiségű időgazdálkodási jótanács is érhető el a neten? Az időmenedzsment tréning résztvevőkön azt látom, hogy egyes módszereket általános érvényűnek tekintve próbálják meg a saját életükbe bevezetni. Teszik mindezt néha önismeret, olykor önbecsülés vagy kellő önkritika nélkül. Az időmenedzsment kiindulópontja a saját értékek azonosítása: az ÖN. A hatékonyság tudománya azért izgalmas, mert a legtöbb készségfejlesztő tudás hasznosítható itt, ami az új szokások kialakítását és hosszú távú integrálását segíti.