Újratervezés

Egyik utazásunk során Örs fiam a vezetőülés hátsó zsebében elhelyezett és rég elfeledett anyagokat vette górcső alá. GROW-s felírótáblák, néhány jegyzet és reklámújság között kezébe akadt két vaskosabb kötet: egy Budapest- és egy Magyarország-térkép. Miközben a telefonom Waze applikációjának segítségével haladtunk úti célunk felé, elkezdtem megválaszolni az „Ez mi?” kérdését, amelyet az „…és ezzel hogy lehet odatalálni?” kérdés követett.

Egy ponton magam is nevetni kezdtem, miközben használati utasítást adtam a térképhez. 1. Keresd ki hátul az utcanevet, ahova megyünk (de a megfelelő kerületben ám)!. 2. Találd meg azt a helyet is, ahol most vagyunk! 3. Ha megvan, onnan tervezd meg a megfelelő utat (akár oldalakon keresztül) a célállomáshoz! 4. Maradj a szélessel jelzett főutakon – mert azt könnyebb megjegyezni –, és igyekezz memorizálni, hogy hol, milyen kereszteződéseknél és merre kell elfordulnunk! A tükörből láttam egyre jobban elkerekedő szemét, amivel egy kiskamasz azt üzeni: „És ezzel az őskori eszközzel ti még navigáltatok?”

Mindeközben, ahogy haladtunk utunkon, a Waze éppen mindig csak a következő kanyarig mutatta az utat, és szóban is jelezte, ha ideje volt elfordulnom. Párszor kiírta menet közben, hogy „Évi frissített”, továbbá jelzést küldött az út menti eseményekről, és egy rövidebb utat is talált nekem. Persze olyan kis utcákba vitt el, olyan kanyarokat írtunk le, ami felért egy városnegyed felfedezésével, és közben igencsak igényelte a figyelmemet, hogy jól kövessem.

A papírtérkép és használata, szemben a Waze-zel való (együtt)működésünkkel, szinte tökéletes párhuzama annak, hogyan változott meg a szervezeti változások természete a VUCA-világban.

A VUCA-ban más a navigáció

Úgy látjuk, hogy egyes iparágakban dolgozó cégek ugyan eltérő időben, de megérkeznek a VUCA-világba (információs technológia- és energiaszektorbeli ügyfeleink már ott vannak), ami akár extrém bizonytalanságot, az igazodási pontok elvesztését jelentheti a munkavállalók számára. A VUCA-világot hirtelen, néha az ismeretlenből bejelentett változások, kiszámíthatatlan lépések, egymással összefüggésben lévő, mégis párhuzamosan zajló változási folyamatok és gyakori fordulatok jellemzik. Ez megjelenhet stratégiai szinten is és az operatív működés berkeiben egyaránt.

A VUCA előtti időkben, ha jelentős szervezeti változás előtt álltunk, született egy jövőkép, amely lefestette, hogy hova tartunk, és amely alkalmas volt arra, hogy stratégiai célokat bontsunk ki belőle. Ez konkrét, 3-5 éven át tartó és pontokba szedhető volt. A kiindulópontot nevezzük A-nak, az utóbbi, ahová tartunk, legyen a B. Anno A-ból B-be, a térképes navigáláshoz hasonló módon, megterveztünk egy utat, egy roadmapet néhány fontos mérföldkővel, és emellett kitartottunk. Az út adta a biztonságot a változásban, hogy ezen haladva megérkezünk a célhoz, és a munkatársaknak is nyújtott kapaszkodót, mert tisztán látszott, hogy hol tartunk, mi az, amit már elértünk, és mi áll még előttünk.

A VUCA-világban mindez eltűnik, és ez azt is jelenti, hogy új fogódzókat kell keresnünk. Jövőkép van ugyan, ennek a szerepe nem csökkenhet, de nem olyan konkrét, határozott és jól megfogható, inkább amolyan „B-k halmaza”. Csak egy irányt jelöl ki, és a vezetőknek komolyabb fejtörés azt megvalósítható éves szintű stratégiai célokká bontaniuk. És ha készítenénk is változási terveket, az élet úgyis felülírja hamar, így, ha tudjuk is, hogy nagyjából hova tartunk, Waze módon változunk, biztonságot nyújtó roadmap nélkül. Az első kanyarig látunk, a változás következő lépésével vagyunk csak tisztában.

Gyakran újratervezünk, irányt váltunk, előfordulhat, hogy egy elvégzett munka, mire elkészül, már nem is szükséges, mert közben olyan történések és azokra adott reakciók történtek, amelyek miatt már elvesztette relevanciáját. Alternatív utakon és kurflikon át haladunk a cél felé.

Emiatt nem nagyon tudjuk, hogy valójában hol járunk, mennyire vagyunk még a vélt végállomástól, ahol megpihenhetünk és egy kicsit stabilizálódhatunk. De ha őszinték vagyunk magunkkal, valójában érezzük, hogy ez illuzórikus, mert ha oda is érünk, ahova indultunk, addigra már úgyis egy újabb változás veszi kezdetét. Az ember biztonság iránti vágya alapszükséglet, és amikor azt éli meg, hogy nincs igazán hatása a körülötte zajló eseményekre, hogy máról holnapra változhat meg a főnöke, a csapat összetétele, a tevékenység, amit végeznek, vagy épp csak egy projekthatáridő, akkor frusztrált lesz, tanácstalan és bizonytalan.

Gyakran tapasztaljuk, hogy a vezetők klasszikus, eddig használt eszközeik ebben a környezetben nem működtethetők, de abban ők is tanácstalanok, hogy mivel teremthetnének nagyobb biztonságot és nyújthatnának fogódzót csapattagjaik számára.

Például a vezető olyan sok projektben és változási folyamatban érintett, hogy nem tudja a heti csapatmeetingeket megtartani (rángatottság), és mivel nem akar hiteltelenné válni (a 100 százalékos információ hiányában), így nem is mond semmit az aktuális változásokról. Beláthatjuk, hogy ez a működés eléggé magára hagyja a csapatot, amivel a vezető még rá is tett egy lapáttal a bizonytalanságérzetre.

Szerencsére vannak azért lehetőségei a vezetőknek: gyakoribb megerősítések, rövidebb napi rutinok kialakítása, a közösség bevonása, a nem 100 százalékos információk megosztásának bevállalása, a „hogyan működünk mi együtt” biztonságának növelése és a kis közösségek egyben tartása.

Továbbá fontos, hogy ezt a VUCA– Waze működést megismertessék a kollégákkal is. Ilyenkor legalább attól a tehertől megszabadul a társaság, hogy „ez nem normális”; a helyzet értése ugyanis már egy új paradigma felé vezet. Nem azt mondjuk, hogy ez jó, jobb, vagy akár természetes, csak azt, hogy amennyiben ez a VUCA-világ más, úgy a módszerek, vezetői eszközök is mások kell legyenek, és szerintünk érdemes megtanulni ebben a lehető legjobban boldogulni. Mindezek köré építettük fel a 2 napos, friss ropogós VUCA–Waze vezetői tréningünket, amelyet ajánlunk mindazoknak, akik magukra ismernek a fent leírtakban.