12 módszer a hibrid csapatok hosszú távú, hatékony menedzselésére

A 2020-as események radikálisan felgyorsították a távmunka elterjedését számos szervezetnél. Azóta bebizonyosodott, hogy az alkalmazottaknak nem kell egy irodai munkahelyhez kötve lenniük ahhoz, hogy produktívak maradjanak.

Nyilvánvaló, hogy a munkavégzés paraméterei örökre megváltoztak. A közelmúltban kiadott Hays 21/22. évi felmérése szerint a járvány idején távmunkában dolgozók mindössze 7%-a szeretne teljes munkaidőben visszatérni a munkahelyére. Más felmérések is ezt találták és Magyarországon is hasonló ez az arány.Valamint az is kiderült, hogy a vállalatok csaknem 63%-a szeretné, ha munkatársai egy éven belül egy, vagy akár három napot is távmunkában dolgoznának.

A vezetők számára a hibrid környezetben működő csapatok hatékony irányítása elsőre zsonglőrködésnek tűnhet, a valóságban azonban néhány egységes működési tényező kialakításával és a csapattagok kommunikációjának erősítésével igazán hatékonnyá tehető az ilyen módon működő csapatok munkája. Mit tegyen hát egy vezető, ha hatékonyan működő hibrid csapatot szeretne menedzselni?

1. Végezzen folyamatos teljesítménymenedzsmentet, célok kitűzésével és azok nyomon követésével

Tegye egyértelművé az elvárásokat és azt, hogy mikor és miből fogják látni a csapat tagjai, hogy elérték a kitűzött célokat. Ez hozzájárul ahhoz is, hogy az otthoni és az irodai környezetben dolgozók is eredményesen működhessenek együtt. Ennek részeként napi vagy heti virtuális megbeszéléseket érdemes beütemezni a teljes csapattal, hogy minden nap vagy hét a megfelelő lendülettel kezdődjön. Folyamatosan kommunikáljon a munkafolyamatok alakulásáról és a kulcsfontosságú határidőkről, majd rendszeresen ossza meg az előrehaladást csapatával a lendület fenntartása érdekében.

2. Tegye transzparenssé a csapattagok elérhetőségét és annak módját

Mivel a munkatársak fizikailag különböző helyeken dolgoznak, győződjön meg arról, hogy mindenki tudja és érti, hogy a csapat többi tagja hol, mikor és milyen módon lesz elérhetőek. Érdemes a közös naptárban vezetni ezeket az információkat. Erre már egy egyszerű Outlook naptár is tökéletesen alkalmas, de választhat a csapat egyéb projekt- és munkaidő-menedzselésre alkalmas applikációt is. Szerencsére az elmúlt két év online működése számtalan ilyen program fejlesztését hívta életre.

3. Kerülje el az „ők és mi” megszólítást

Amikor egy hibrid csapatot irányítunk, nagyon könnyen „kicsúszhat a szánkon” olyan címkézés, ami a fizikai távolságon túl, még inkább eltávolítja egymástól a kollégákat. A „másik” csoporttal kapcsolatos akadályozó vagy negatív hozzáállás, kommunikáció, egyik/másik csapat pozitív kiemelése (tehát az egymáshoz mérés), összehasonlítás bármilyen formája, negatívan fog hatni a kollegiális viszonyokra.

Hasonlóképpen rossz következményei vannak, ha a túlnyomórészt az irodában dolgozó menedzserek (szemben az idejük jelentős részében otthonról dolgozó kollégákkal), könnyebben teremtenek kapcsolatot az irodai csapattagokkal és a távoli dolgozókat a csapat egy „másik” részének tekintik.

A hibrid csapatok vezetőinek gyakran összehangolt erőfeszítéseket kell tenniük annak biztosítására, hogy pusztán elhelyezkedésük miatt ne kerüljenek szorosabb kapcsolatba csapatuk egyes tagjaival. Ellenkező esetben létrehozzák az „ők és mi” kultúrát.

Ezenkívül érdemes ösztönözni az irodai és a távoli dolgozókat is, hogy proaktívan építsék ki munkakapcsolataikat. Amennyire csak lehetséges, könnyítse meg ezt, például heti videohívásokkal és csapattalálkozókkal, amelyeken az összes munkatárs jelen van.

Az ilyen intézkedések segítenek hatékonyan előmozdítani a társas támogatást és az őszinte tisztelet kultúrájának kialakítását.

4. Értse meg az egyes munkahelyzetek előnyeit és hátrányait, és biztosítson amennyire lehetséges, egyenlő lehetőségeket

Azt gondolhatnánk, hogy az otthonról dolgozó alkalmazottai könnyebben tudják fenntartani a munka és a magánélet egészséges egyensúlyát, mint azok, akik az idő nagy részében az irodában vannak. Ugyanakkor nagy probléma, hogy amikor otthon dolgozunk, könnyebben belecsúszunk egy végtelenített munkanapba. Korábban állunk neki feladatinknak és éjszákba nyúlóan is dolgozunk még. Sokaknak az otthoni körülmények nehezítik a munkát, például kisgyerekeik vannak, vagy beteg családtagot otthon ápolnak.  Míg akinek rendszeresen be kell járni az irodába dolgozni, az is nehézséget jelenthet, hogyan hozza el a gyerekét az óvodából, vagy mikor engedje be a lakásba a villanyszerelőt?

Ezért ezeket a különbséget próbáljuk meg kompenzálni, és például hasonló lehetőségeket teremteni az irodai csapattagok számára, rugalmasságot biztosítva nekik. Például, rugalmas munkaidőkerettel, vagy munkaidőkedvezményekkel, hogy például az irodában dolgozók is elhozhassák a gyerekeiket az iskolából, vagy elmehessenek futni munkaidőben.

És figyeljen a home office-ban dolgozó kollégái munka – magánélet egyensúlyára is. Az is fontos, hogy saját maga is példaképként szolgáljon az egészséges munkavégzésben, függetlenül attól, hogy hol tartózkodik.

5. Szánjon egyenlő időt és összpontosítson csapata minden tagjára külön-külön is

Az egyes alkalmazottakra szánt figyelem és  a nekik nyújtott segítség mértéke nem függhet attól, hogy hol dolgoznak vagy mi a szerepük. Csak azért, mert a csapat néhány tagja távolról dolgozik, nem szabad kevesebb időt és támogatást kapniuk. Ügyeljen arra, hogy mindenkit egyenlő figyelemben részesítsen.

6. Válassza meg körültekintően a belső kommunikáció módját

A hibrid munkamodellben előfordulhatnak olyan alkalmazottak, akik túlnyomórészt vagy kizárólag távolról dolgoznak. Ezek a dolgozók lemaradnak a személyes interakciókról. Ez azt jelenti, hogy alaposan át kell gondolnia, hogyan szólíthatja meg őket ahhoz, hogy egyformán be legyenek vonva a virtuális meetingek alkalmával. Amikor távoli csapattagokkal kommunikál, a feladattól függően válassza a hang vagy a videókapcsolatot. Rengeteg kutatást olvashatunk már arról, hogy melyik értekezleti forma milyen helyzetekben a legideálisabb. Például, ha kétszemélyes a meeting, akkor inkább a telefont érdemes választani, mert a videómeeting sokkal jobban fárasztja az agyat. (Egyik tanácsadónk cikkében olvashatunk erről bővebben)

Fontos, hogy kerülje a rögtönzött irodai megbeszélések alkalmával hozott gyors döntéseket. Bár a konyhai kötetlen beszélgetések, továbbra is hatékony lehetőséget biztosítanak az együttműködésre, a csapatépítésre és a problémamegoldásra, azonban kizárják azokat a munkatársakat, akik az adott napon nincsenek az irodában.

Ahelyett, hogy ezekben a pillanatban hozna döntéseket, ütemezzen be egy virtuális meetinget, amelyben az összes érdekelt fél részt vesz. Túl nagy erőfeszítésnek tűnhet, de ha a megfelelő embereket a kezdetektől bevonja a beszélgetésbe, akkor könnyebb lesz a legjobb döntést meghozni.

7. Gondolja át, hogyan fogja igazságosan mérni a teljesítményeket

A Gartner 2020 őszén, közel 3000 vezető körében végzett felmérése szerint a vezetők 64%-a még mindig úgy gondolja, hogy az irodai alkalmazottak jobban teljesítenek, mint a távolról dolgozók és 76%-uk úgy véli, hogy az irodában rendszeresen jelen levők, nagyobb valószínűséggel kerülnek előléptetésre.

Át kell helyezni a hangsúlyt az íróasztalnál töltött időről, a kitűzött célok elérésért megtett  törekvésekre. Nem számít, hol helyezkednek el a csapattagok, az általuk végzett munka minőségére kell koncentrálnia, nem pedig arra, hogy mennyi időt töltenek az asztaluknál.

Gondoskodnia kell arról, hogy a szakmai előmenetel hiteles, felelősségteljes és egyenlő legyen mind az irodai, mind a távolról dolgozó alkalmazottak számára.

8. Változtasson a kiválasztási stratégián és gondolja végig milyen kompetenciák szükségesek egyes pozíciók hibrid módon való betöltéséhez

Ha olyan szerepkörre keres új munkaerőt, amely távmunkát is magában foglal összpontosítson olyan jelöltekre, akik eredményközpontúak, motiváltak és képesek proaktívan dolgozni. Ideális készség a pontosság, precizitás és 2 év elteltével, akár a korábbi hibrid vagy teljesen online működésben szerzett tapasztalat is.

Mivel a hibrid működésben még kevesebb lehetőség lesz a belépő új munkatárs munkájának nyomonkövetésére, monitorozására, ezért még fontosabb, hogy a lehető legrátermettebb, a pozíció kívánalmainak leginkább megfelelő munkatársat válasszuk ki. A hibrid működésben a tévedés lehetősége megsokszorozódik, különösen akkor, ha már a kiválasztás is távolból, videóinterjúkkal történik. Ha pedig tévedünk a kiválasztás során, akkor időt és energiát pazarolunk mind a szervezet, mind a munkatárs számára. Érdemes lehet tehát, a hibrid munkavégzés keretei között megfontolni, hogy alaposabb kiválasztási eszközöket használjunk, mint korábban. Egy jó lehetőség erre az akár online is nagy hatékonysággal végezhető AC, mely jóval alaposabb képet nyújt az új munkavállaló a szakmaiakon felüli kompetenciáiról is.

9. Teremtsen alkalmat a csapat fizikai összehozására

 

A hibrid működés miatt a csapatok dinamikája egyik napról a másikra megváltozhat, ami gondos irányítást tesz szükségessé. Segítheti a csapatkohéziót kialakítani, ha alkalmanként szervez olyan programokat, ahol a hibrid csapat tagjai személyesen is találkozhatnak, és megismerhetik egymást. Természetesen a vírushelyzetre való tekintettel a biztonsági intézkedések betartása mellett.

10. Ne felejtse el a távoli alkalmazottait is időben tájékoztatni a vállalati és csapatdöntésekről

Előfordulhat, hogy az irodában nem tartózkodó alkalmazottak nem ismerik a helyszínen dolgozó csapattagok döntéseit, vagy vezetői szinten hozott döntéseket. Ezért érdemes rendszeres, dedikált online meetingeket is beütemezni az ilyen részletek megosztására, biztosítva a lehető legnagyobb átláthatóságot.  Ezzel világosabb áttekintést kapnak a szervezet stratégiai irányáról és a tágabb csapatról, miközben minimálisra csökkenti azt az érzést, hogy „kikerültek a körből”. A stratégiai irányok és döntések folyamatos kommunikációja egyébként is egy olyan terület, ami fontos az elkötelezettség kialakulása szempontjából. Általában, hibrid működéstől függetlenül is a szervezeteknél ezen a téren van lehetőség a fejlődésre. Most, a hibrid működés miatti tudatos odafigyelés, a döntések kommunikációjának a rendszeressé tétele nagy javulást hozhat ezen a téren.

11. Gondoskodjon róla, hogy a jutalmak és előnyök mindenki számára igazságosak legyenek

A jutalmak vagy az irodai juttatások, például az irodai jógaórák, az ünnepi ebédek vagy az iroda közelében lévő edzőterem kedvezményes tagságának felajánlása, demotiváló lehet a távoli dolgozók számára, akik nem tudnak ezeken részt venni.

Ha olyan jutalmakat kínál, amelyek elérhetetlenek az otthonról dolgozók számára, akkor érdemes olyan alternatívákat kell biztosítania számukra, amelyek nagyjából egyenértékűek az irodai alkalmazottak által elérhetőkkel.

Például, ha fizeti a csapat ebédjét, küldjön ételt a távoli dolgozóknak is. Ha biztosít a cég edzőtermi bérletet, akkor ne csak az iroda közvetlen közelében lévő egységben legyen elérhető, hanem a város vagy az ország minden pontján.

12. Fókuszban a mentális egészség és a jólét

Míg a hibrid munkahelyek számos előnnyel is járnak, egyik hátrányuk lehet, hogy a távoli alkalmazottak elszigeteltnek vagy magányosnak érezhetik magukat. Hacsak nincs rendszeres videós bejelentkezés az irodai és a home office-ban dolgozók között, nehéz lehet észrevenni, ha egyes csapattagok nehézségekkel küzdenek. Az elmúlt 2 év, rendkívüli kihívásokkal teli időszak volt mindenki számára. De el kell fogadnunk a belőle származó jót, és építenünk kell rá. Az emberek mentális egészsége és jóléte rendkívül fontos, ezért ügyeljen arra, hogy ez továbbra is prioritás legyen vezetőként ehhez két támogató készséget tudunk magunkban erősíteni. Ezek az értő figyelem és az empátia.

Reméljük, hogy a fenti szempontok segítenek majd a vezetők számára kialakítani egy tudatos működést. És ha még mindig küzd, hogy megértse azokat a kihívásokat, amelyekkel csapata a hibrid működési modellben szembesül, a fentieken túl javasolunk még egy biztos módszert: Bátran kérdezze meg tőlük, miben van szükségünk támogatásra ahhoz, hogy a lehető legjobb eredményeket érjék el!


NYITÓKÖR 12  | Vezetés hibrid környezetben

 

© 2018 copyright GROW Group | A Grow Education Kft. engedélyezett felnőttképzési intézmény, nyilvántartásba vételi száma: E-000773/2014 | B/2020/000102